Działy

Dział handlowy odpowiedzialny jest za ustalenie zapotrzebowania na towary, oraz dostarczenie zamówionych produktów do odpowiednich odbiorców.

W dziale tym rozróżnić możemy pięć zasadniczych stanowisk:

• kierownik działu handlowego,
• specjalista ds. zbytu,
• specjalista ds. zaopatrzenia,
• specjalista ds. współpracy z zagranicą,
• magazynier.

Do ogólnych zadań działu handlowego należy:

1. Ustalenie zapotrzebowania przedsiębiorstwa na poszczególne towary.
2. Przegląd ofert rynkowych.
3. Rozsyłanie ofert handlowych do kontrahentów zagranicznych.
4. Prowadzenie działań mających na celu zwiększenie eksportu (przystępne ceny, reklama, negocjacje).
5. Opracowywanie ofert sprzedaży.
6. Przyjmowanie ofert kupna / zamówień.
7. Realizacja dostaw wyrobów do odbiorców.
8. Prowadzenie, przechowywanie i archiwizowanie akt dotyczących eksportu.
9. Właściwe i fachowe rozmieszczenie, przechowywanie i konserwowanie materiałów i sprzętu.
10. Zabezpieczenie materiałów przed zniszczeniem, uszkodzeniem i zanieczyszczeniem.

Dział osobowy

Dział osobowy odpowiedzialny jest za przyjmowanie korespondencji, w sprawach osobowych, dotyczących przyjmowania pracowników do pracy, przyjmowanie i przechowywanie dokumentów występujących w czasie trwania stosunku pracy, oraz w czasie rozwiązywania umów.

Do jego zadań należy również zapoznanie pracownika z zasadami pracy oraz obowiązującym regulaminem.

Stanowiska znajdujące się w dziale osobowym:

• kierownik działu osobowego,
• specjalista ds. kadr,
• specjalista ds. P.POŻ i BHP.

Ogólny zakres obowiązków i uprawnień pracowników działu osobowego należą:

1. Przyjmowanie dokumentów osób starających się o pracę, np. (podanie o przyjęcie do pracy, CV, kwestionariusz osobowy).
2. Przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych.
3. Sporządzanie umów o pracę np. (umowy-zlecenia, umowy o dzieło).
4. Zgłaszanie do ZUS ?u nowych pracowników celem ubezpieczenia.
5. Prowadzenie dokumentacji związanej z udzielaniem urlopów wypoczynkowych, okolicznościowych i bezpłatnych.
6. Przyznawanie zapomóg pracowniczych.
7. Finansowanie i dofinansowywanie usług i świadczeń np. krajowego lub zagranicznego wypoczynku dzieci i młodzieży (kolonie, obozy, itp.), wypoczynku urlopowego organizowanego przez pracownika we własnym zakresie.
8. Udzielanie pożyczek na określone cele.
9. Prowadzenie kontroli warunków pracy oraz zasad przestrzegania bezpieczeństwa i higieny pracy.
10. Prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, stwierdzonych chorób zawodowych a także przechowywanie wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy.
11. Przeprowadzanie szkoleń i wystawianie zaświadczeń.

Dział marketingu

Dział marketingu odpowiedzialny jest za analizowanie sytuacji firmy na rynku krajowym i zagranicznym, oraz prowadzenie kampanii reklamowych, mających na celu promowanie firmy i produktów przez nią oferowanych.

Stanowiska funkcjonujące w dziale marketingu:

• Kierownik działu marketingu,
• Specjalista ds. marketingu,
• Specjalista ds. reklamy.

Główne obowiązki pracowników działu to:

1. Prowadzenie badań rynku i określenie zapotrzebowanie na sprzedawane towary za pomocą badań marketingowych tj. (wywiady, ankiety, spotkania z potencjalnymi nabywcami).
2. Analiza i ocena pozycji firmy na rynku.
3. Wybór i opracowywanie właściwej strategii rynkowej.
4. Zlecanie organizowania różnego typu promocji.
5. Nawiązywanie i utrzymywanie stałych kontaktów z rynkiem i wszystkimi elementami otoczenia w ramach public-relation:
   • tworzenie wizerunku firmy,
   • przekazywanie opinii publicznej informacji o działalności firmy, kreujących jej wizerunek,
   • rozsyłanie katalogów i ofert reklamowych do potencjalnych klientów.
6. Rozpoznawanie rynków zagranicznych pod kątem możliwości eksportu produkowanych wyrobów i działań konkurencji.
7. Opracowywanie i realizacja kampanii reklamowych.
8. Opracowywanie katalogów sprzedawanych wyrobów.
9. Przygotowywanie i obsługa działań mających na celu reklamę produktów tj. przygotowywanie ogłoszeń prasowych, plakatów, filmów reklamowych itp.

Dział finansowy

W Dziale finansowym kompletowane są dokumenty związane z późniejszym wypłacaniem wynagrodzeń, oraz kontrolowany jest całokształt prac z zakresu rachunkowości wykonywanych przez poszczególne komórki.

Stanowiska pracy obejmowane w dziale finansów:

• Główny księgowy,
• Księgowy,
• Specjalista ds. płac,
• Kasjer

Ogólny zakres obowiązków pracowników działu finansowego:

1. Prawidłowe prowadzenie księgowości.
2. Nadzór nad dekretacją wszystkich dokumentów i prawidłowym ich księgowaniem.
3. Kompletowanie dokumentacji płacowej tj. umów o pracę, kart pracy, zleceń na pracę w godzinach nadliczbowych, kart urlopowych, zwolnień lekarskich i innych dokumentów służących do naliczania wynagrodzenia.
4. Obliczanie wysokości wynagrodzeń dla poszczególnych pracowników wg obowiązujących stawek ujętych w Regulaminie wynagrodzenia.
5. Prowadzenie kartotek zasiłkowych ZUS dla pracowników korzystających ze świadczeń w formie zasiłków.
6. Sporządzanie po zakończeniu każdego miesiąca deklaracji dla ZUS i PIT-4.
7. Właściwe przechowywanie i zabezpieczanie gotówki.
8. Dokonywanie operacji gotówkowych na podstawie dowodów przychodowych i rozchodowych.
9. Prowadzenie na bieżąco raportu kasowego.
10. Przyjmowanie i kontrola poprawności wystawienia przyjmowanych czeków obcych.

Sekretariat

Sekretariat pełni w firmie kilka podstawowych funkcji takich jak:

• funkcja reprezentacyjna,
• funkcja informacyjna,
• funkcja regulacyjna.

Stanowisko w sekretariacie obejmuje jeden pracownik tj. sekretarka.

Ogólne obowiązki pracownika obejmującego wyżej wymienione stanowisko:

1. Rejestrowanie i opisywanie korespondencji wychodzącej i wchodzącej.
2. Kompletowanie dokumentów dotyczących organizacji spółki, a w szczególności aktualizacja regulaminu i schematu organizacyjnego.
3. Sporządzanie protokołów i notatek służbowych z posiedzeń Zarządu i narad.
4. Przygotowywanie zebrań, wysyłanie zaproszeń i programów.
5. Przyjmowanie interesantów - kierowanie ruchem interesantów i udzielanie informacji.
6. Czuwanie nad wypełnianiem listy obecności przez pracowników i dostarczanie jej do działu osobowego.

Zakres odpowiedzialności

Zakres odpowiedzialności pracowników dla poszczególnych działów Firmy Symulacyjnej jest taki sam i w jednakowym stopniu obejmuje wszystkich pracowników:

• terminowe wykonywanie powierzonych zadań służbowych i poleceń przełożonych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
• przestrzeganie przepisów zawartych w Regulaminie Pracy
• przestrzeganie postanowień kierownictwa i ustalonego działu pracy,
• znajomość i stosowanie obowiązujących przepisów i wytycznych dotyczących powierzonego odcinka pracy
• przestrzeganie przepisów BHP i P.POŻ,
• przestrzeganie przepisów o ochronie tajemnicy państwowej i służbowej,
• należyta dbałość o powierzone mienie